Brukerveiledning for administratorer
Fafo oppgraderer sine nettsider og har i den forbindelse litt problemer med søkefunksjonen og visning av publikasjoner. Hvis du ikke finner det du leter etter kan du sende en epost til så skal vi bistå deg

5.1.3 – AcyMailing – masseutsendelser av nyhetsbrev

AcyMailing er en kraftig Joomla!-komponent som brukes til å sende ut e-poster til lister med mottakere. På fafo.no brukes AcyMailing hovedsakelig til utsendelsen av nyhetsbrev. AcyMailing er en stor og omfattende komponent, med mange funksjoner og muligheter.

Nøkkelbegrep

Brukere (Users): AcyMailing håndterer uten problemer tusenvis av registrerte abonnenter. Disse kan være registrerte Joomla!/Fafo-brukere, importerte brukere fra andre lister, eller selvregistrerte abonnenter på f.eks. nyhetsbrev (hvis denne muligheten er aktivert på nettsidene).

Lister: Det kan opprettes et ubegrenset antall lister for ulike typer abonnementer/utsendelser, f.eks. nyhetsbrevliste, Fafo-ansatte, Fafo-forskere osv. En bruker kan kobles opp mot flere lister.

Nyhetsbrev (Newsletter): Den mest brukte funksjonen i AcyMailing er utsendelse av ulike typer nyhetsbrev. I den forbindelse har AcyMailing to kraftige funksjoner:

  • Maler (Templates): Det er (forholdsvis) enkelt å opprette maler for ulike typer nyhetsbrev og andre utsendelser. Malene kan inneholde format og formatering av topptekster, bunntekster osv., samt hente inn deler av informasjonen som skal sendes automatisk, se neste punkt.
  • Automatisk innhenting av informasjon (Tags): Det kan settes inn såkalte tagger i malen/nyhetsbrevet. Disse taggene er lenker til f.eks. ZOO-artikler. Du kan f.eks. sette inn en tag med følgende kriterier: Hent inn de 6 siste nyhetsartiklene fra ZOO og vis disse i nyhetsbrevet med en bestemt layout og med de nyeste øverst.

Statistikk: AcyMailing inneholder forholdsvis avanserte verktøy som gir deg en oversikt over hvor mange e-poster som er sendt ut, eventuelle feil, hvor mange som er åpnet osv.

Cron jobber: Fafo har et såkalt Enterprise-abonnement (AcyMailing er ikke gratis), som blant gir muligheten til å sende ut nyhetsbrev via e-posttjenerne til AcyMailing. Dette reduserer risikoen vesentlig for at utsendelsene blir sett på som søppelpost og dermed sperret.

Hjelp-funksjon: AcyMailing er en så stor og avansert komponent at en fullstendig beskrivelse av alle funksjoner, muligheter og konfigurasjonsinnstillinger ville sprengt en hver ramme for denne dokumentasjonen. Heldigvis leveres AcyMailing med en omfattende og god dokumentasjon innebygd. Når du er inne på en funksjon så er det nesten alltid en Help-knapp tilgjengelig. Klikker du på denne så kommer dokumentasjonen opp øverst i vinduet, med en detaljert beskrivelse av alle elementene på siden og hvordan du skal gå fram.

Gjennomgang av menyvalg og funksjoner

Vi skal nå gjennomgå en del viktige punkter når det gjelder bruk av Acymailing. Vi kommer ikke til å gjennomgå hver eneste konfigurasjonsdetalj, da du finner grundig informasjon i Hjelp-funksjonen i AcyMailing.

NB! Du må aldri endre på noe i AcyMailing uten at dette er avtalt med de øvrige administratorene av fafo.no! Dersom du ønsker å opprette egne abonnementslister og nyhetsbrev er det viktig å unngå f.eks. dobbeltregistrering av brukere eller at maler som er i bruk (av andre) blir endret.

Dashboard

Dette er kontrollpanelet for AcyMailing, hvor du finner informasjon om blant annet antall registrerte abonnenter (Users), lister og nyhetsbrev, samt snarveier (store knapper) for å opprette nye lister, nyhetsbrev osv. De fire store knappene er samtidig en oversikt over hvilke skritt du trenger å gjøre for å sende ut nyhetsbrev. Allerede registrerte abonnenter, lister osv. kan selvsagt brukes så mange ganger du ønsker.

Users (abonnenter)

Høsten 2015 var det registrert i ca. 1000 abonnementer/brukere i AcyMailing. Bortsett fra noen testbrukere var alle registrerte som mottakere av nyhetsbrevet som Fafo sender ut. Users-menyen inneholder 5 valg: 

Users: Velger du Users > Users vises ei liste med alle registrerte abonnenter. Hvis du klikker på en bruker får du opp en del informasjon om denne brukeren:

  • User Information: Her vises navn, e-postadresse etc. Dersom du ønsker å deaktivere en bruker uten å fjerne vedkommende, klikker du på Enabled > No.
  • Extra Information: Siden den vanligste måten å legge inn abonnenter på i fafo.no er å importere dem fra andre lister, har vi laget noen ekstra felt for henholdsvis ID, Fornavn og Etternavn. Vi kan definere så mange slike spesialfelt vi ønsker. Se nedenfor under Custom Fields.
  • Subscription:  Den vanligste operasjonen på en bruker er å sjekke og eventuelt endre hvilken/hvilke lister vedkommende abonnerer på. Det er fullt mulig å registrere en bruker ut at vedkommende (foreløpig) abonnerer på noen liste.

Import: Hvis du velger Users > Import får du opp en importdialog, hvor du har en rekke alternativer for å importere nye brukere; f.eks. fra CSV-fil eller en databasetabell. Når du importerer nye navn kan du velge om de nye brukerne automatisk skal registreres som abonnenter på nyhetsbrevlista (eller andre lister). AcyMailing er ganske «intelligent» og ser f.eks. om en bruker har valgt å ikke lenger abonnere på ei liste, da vil AcyMailing ta hensyn til det ved en eventuell ny import. NB! Dersom det er første gangen du importerer en fil, lønner deg seg å ta en testimport av en 3-4 poster for å sjekke at importen fungerer som den skal.

Eksport: Det er selvsagt også mulig å eksportere en brukerliste dersom du ønsker å bruke navnene i en annen sammenheng. Du kan velge hvilke felt du ønsker å ta med i eksporten, og du kan også filtrere navnene etter en del kriterier, f.eks. hvilen liste de abonnenerer på.

Custom Fields: Den avanserte versjonen av AcyMailing som Fafo abonnerer på har muligheten for å definere egne spesialfelt, noe som er nyttig f.eks. i forbindelse med import (og eventuell eksport) av lister fra eksterne kilder.

Mass actions: AcyMailing kan utføre operasjoner på mange brukere av gangen, såkalte Mass actions eller batch-operasjoner. Det er en ganske kraftig funksjon, og du bør lese gjennom Hjelp-funksjonen i AcyMailing for å få oversikt. En typisk operasjon vil være å velge ut brukere basert på visse kriterier (Filters) og så utføre en handling (Actions) på disse, f.eks. for å legge dem inn eller fjerne dem fra en abonnementsliste. Det er 3 skritt involvert i en slik handling som vedrører flere abonnenter:

  • Filters: Her legger du inn søkekriteriene for å velge ut nøyaktig de abonnentene/brukerne du ønsker å behandle. 
  • Actions: Her velger du hva som skal gjøres med utvalget ditt, f.eks. legge dem til eller fjerne dem fra en abonnementsliste.
  • Process: Når du har lagt inn både søkekriteriene (Filters) og handlingen som skal utføres (Actions), klikker du på Process for å utføre handlingen. NB! Vær varsom når du bruker denne funksjonen! Dersom du f.eks. har lagt inn filter og handling for å slette abonnenter kan du ikke angre dette etter at du trykker på Process.
  • Existing filters: I den avanserte versjonen av AcyMailing som fafo.no abonnerer på er det mulig å arkivere ferdig definerte filter/handlinger, slik de enkelt kan brukes på nytt ved behov.

Lists

Her ser du en oversikt over listene som brukeren kan abonnere på, hvor mange abonnenter, hvor mange som har meldt seg av osv. Hovedlisten er «Nyhetsbrevliste». Hvis du klikker på ei liste får du opp informasjon om lista; beskrivelse, tilgangsnivå osv.

    Newsletters

    Under Newsletters er det fem valg. Vi skal kort gjennomgå alle fem.

    Newsletters: Her vises en oversikt over alle utsendte nyhetsbrev, samt knapper for å opprette og sende nye. Lista viser når tidligere nyhetsbrev ble sendt ut, og hvis du klikker på et spesifikt nyhetsbrev får du ytterligere informasjon om det.

    • New/Copy: Klikk på en av disse knappene for å lage et nytt nyhetsbrev. Hvis du klikker på New får du opp en dialog for å definere et nytt nyhetsbrev. Dette nyhetsbrevet benytter automatisk den malen (template) som er satt som Default under Templates (se avsnitt lenger nede). 
    • Velg mal (Template): Dersom du ønsker å bruke en annen mal enn den som er satt som standard (Default), klikker du på Template (menylinje øverst) for å få opp ei liste over alle tilgjengelige maler. Du kan selvsagt lage dine egne maler, se nedenfor.
    • Lists: Velg hvilken liste som nyhetsbrevet ditt skal sendes til.
    • Attachments: det er mulig å legge ved vedlegg til nyhetsbrev, men bruk dette med forsiktighet, ikke alle liker å få tilsendt vedlegg de ikke har spesifikt har bedt om (virusfare osv.).
    • Sender information: Sjekk avsenderinformasjonen og endre denne dersom standardinformasjonen ikke skal benyttes.
    • Preview/Send: Før du sender ut nyhetsbrevet bør du sende en test (Preview) til deg selv for å sjekke at det ser ut nøyaktig slik du ønsker. Når du har trykket på Send er det ikke mulig å angre seg!

    Auto-Newsletters: Dette benyttes foreløpig ikke på fafo.no

    Campaign: Dette benyttes foreløpig ikke på fafo.no

    Joomla Notifications: Dette benyttes foreløpig ikke på fafo.no

    Templates: Når velger Newsletters > Templates får du opp ei liste med alle definerte og/eller importerte nyhetsbrevmaler. Hvis du vil øve på å lage egne maler, kan du krysse av for den malen du ønsker å bruke som utgangspunkt, og deretter klikke på Copy. Hvis du f.eks. klikker på malen Fafo-mal auto-nyheter 01, så får du opp et nytt vindu hvor du kan endre definisjonen av denne malen. Dette vinduet består av 3 hoveddeler:

    • Template Information: Disse feltene er stort sett selvforklarende. På fafo.no har vi foreløpig ikke behov for å bruke kategorier (Category). 
    • Stilark: Vi kan definere individuelle stiler for alle overskrifter, lenker osv. I fanen Stylesheet kan vi definere generelle formateringsregler for plassering av grafikk, tabellformatering osv.
    • Selve malen: Neders ser du selve nyhetsbrevmalen, med formatering, hvilke områder som kan redigeres når du lager et nyhetsbrev (blyant-symbol), hvor grafikken er plassert osv. NB! Siden det er umulig å vite hvilket operativsystem eller nettleser de ulike abonnentene bruker, er det viktig å ikke lage for avansert design, det vil bare føre til at nyhetsbrevet vises feil på mange nettlesere. Det er også grunnen til at vi bruker gammeldagse tabeller (tables) for å plassere innholdet i forhold til hverandre, det er mer stabilt enn å bruke en ren div-basert design. Du bør gå gjennom kildekoden for å gjøre deg kjent med oppbyggingen og bruken av de ulike AcyMailing-klassene.
    • Automatisk innhenting av ZOO-innhold: I malen ser du en linje som ser omtrent slik ut: «{autozoo:cat64-|min:1|max:8|col:1|since:10|layout:default|order:default|filter:created}» Dette er en kodelinje for å hente inn ZOO-artikler automatisk i nyhetsbrevet når det sendes ut. Dette gjøres via knappen Tags, og i tillegg til ZOO-innhold er det mulig å plassere mye annet innhold på nettsidene automatisk i nyhetsbrevet. Test ut de ulike taggene ved å sende testbrev til deg selv. I eksemplet ovenfor betyr kodene følgende:
      • autozoo:cat64: Hent inn artikler av kategori 64, det vil si Publikasjoner > Nyheter.
      • min:1|max:8: Det skal hentes inn minimum 1 og maks 8 nyhetsartikler i nyhetsbrevet.
      • col:1: Disse skal plasseres i 1 spalte/kolonne.
      • since:10: Det skal ikke hentes inn nyheter som er eldre enn 10 dager.
      • layout: default: Bruk Extension Layout > Default i ZOO > Publikasjoner > Nyheter.
      • order:default|filter:created: Sorter nyhetene i fallende rekkefølge etter dato.
    • Tags: Dersom du ønsker å legge inn annet type automatisk innhold i nyhetsbrevet enn det som står i malen, plasserer du markøren i nyhetsbrevet der du ønsker å sette inn koden og klikker du på Tags i menylinja øverst. Det vanligste er å hente innhold fra ZOO-artiklene, men det er også mulig å hente inn annen informasjon. Bruk Hjelp-funksjonen i AcyMailing for å få informasjon om de ulike mulighetene som eksisterer. Punktet ovenfor forklarer hvordan nyhetsartikler fra ZOO hentes inn. Dette kan enkelt endres til å hente inn andre typer ZOO-artikler (annen kategori), antall nyheter, spalter osv.
    • Text Version: Nederst i hovedvinduet ser du hvordan nyhetsbrevmalen ser ut i vanlig tekstversjon, uten formatering.

    Queue

    Her vises eventuelle nyhetsbrev (eller andre utsendelser) som står i kø for å bli sendt ut.

    Statistics

    Her vises ei liste med alle nyhetsbrev som er sendt ut, med en del informasjon om antall utsendte, returer på grunn av feil osv. Lista viser også en oversikt over hvor mange prosent som har åpnet nyhetsbrevet og/eller klikket på en lenke.

    Statistics > E-mail opens/clicked a link: Når AcyMailing sender ut et nyhetsbrev eller annen type e-post, inkluderer det et lite (usynlig) bilde. Når meldingen med dette bildet lastet inn av mottakeren, registrerer AcyMailing dette. AcyMailing skiller mellom ulike brukere, slik at hver bruker kun telles én gang, uansett hvor mange ganger enkelte åpner nyhetsbrevet. Denne type telling er langt fra 100 % nøyaktig, men gir en indikasjon på hvor mange som åpner en sending, og er spesielt nyttig for å sammenligne flere nyhetsbrevutsendelser.

    Detailed Statistics: Menyvalget Detailed Statistics viser ei lignende liste, men for hver eneste abonnent.

    Charts: Menyvalget Charts gjør det mulig å vise grafer over brukere/tid. Dette er en ny funksjon høsten 2015.

    Configuration

    AcyMailing kan konfigureres på svært mange måter. Heldigvis er de fleste av disse konfigurasjonsvalgene enten selvforklarende eller unødvendige å endre. Når du åpner konfigurasjonsvinduet, får du opp 8 faner. Vi skal kort gjennomgå de viktigste valgene i hver av disse fanene.

    • Mail configuration: Her finner du generell informasjon om avsender, tegnsett, hvilken e-postfunksjonalitet som skal benyttes osv. Det skal ikke være nødvendig å endre noe her med mindre det oppstår feil eller problemer med e-postutsendelsene.
    • Queue process: For å unngå at nyhetsbrevutsendelsene betraktes som søppelpost og dermed sperres, benytter vi oss av en såkalt cron job. Dette er en tjeneste som AcyMailing tilbyr for å unngå denne typen problemer. Dette foregår på følgende måte:
      1. Nyhetsbrevene er konfigurert til å sendes ut automatisk i bolker på 70 utsendelser pr. 15. minutter via AcyMailings e-posttjenere.
      2. Når du trykker på Send blir alle nyhetsbrevene lagt i en kø. Du kan nå avslutte AcyMailing, den egentlige utsendelsen skjer automatisk via cron jobben.
      3. AcyMailings e-posttjener sjekker med korte intervaller om det ligger nyhetsbrev i køen. Hvis ja begynner den å sende dem ut med den frekvensen som er satt opp.
      4. Ved eventuelle feil forsøker e-posttjeneren å sende nyhetsbrevet på nytt til de mottakerne som det er problemer med (inntil 3 ganger).
      5. Dersom det oppstår problemer med en eller flere mottakere vil den administratoren som er satt opp som ansvarlig få tilsendt eposter med beskjed om problemene og hvilke mottakere det gjelder.
    • NB! Du må ikke endre på noen av innstillingene her med mindre du vet nøyaktig hva du gjør!
    • Subscription: Her finner du informasjon om hvordan påmelding til nyhetsbrevet/ene kan gjøres, og hvem som skal få beskjed når en ny abonnement har registrert seg. Pr. høsten 2015 var det ikke åpnet for registrering av abonnenter fra brukersidene.
    • Interfaces: Her finner du diverse innstillinger for meldinger (messages), CSS (formatering), funksjoner (features), sporing (tracking), menylenke, editor, arkivdelen (archive section), avmeldingsside (unsubscribe page), RSS, redigering fra brukersiden (Front-End Edition). Mange av disse alternativene er ikke i bruk på fafo.no og bør ikke aktiveres med mindre dette er godkjent av Jon Lahlum.
    • Security: Her finner du en del innstillinger vedrørende Captcha (ikke i bruk), avansert e-postverifikasjon (ikke i bruk), tillatte filtyper og databasevedlikehold. Normalt sett skal ingenting endres her.
    • Access Level: Dette er en fane som er lite brukt. Det er mulig å sette tilgangsnivåene for de ulike aspektene av AcyMailing. Disse står vanligvis på «All», men det betyr ikke at alle har tilgang til AcyMailing og de ulike delene, da dette krever at man har den nødvendige administratortilgangen for å logge seg på som administrator.
    • Plugins: Her får du en oversikt over alle AcyMailing-plugins som er installert og hvilke som er aktive. Det er også mulig å laste ned flere plugins for spesielle behov. ZOOmailing-plugin gjør det mulig å hente inn artikler fra ZOO automatisk.
    • Languages: Her vises hvilke språk som er installert.

    Bounce Handling

    Her kan du sette opp spesielle regler for hva som skal skje dersom nyhetsbrev ikke kan leveres, f.eks. at abonnenten skal blokkeres eller fjernes fra abonnementslista. Det har foreløpig ikke vært nødvendig med denne typen automatisk håndtering av feilsendinger fra fafo.no, blant annet fordi abonnementslistene er «vasket» og inneholder få feil eller problematiske mottakere. 

     

     

     

    Redigeringsmeny